Tutustu tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn Turun yliopistossa.

 
Lahjoittajarekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi

Lahjoittajarekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Turun yliopisto
Postiosoite: Turun yliopisto, 20014 TURUN YLIOPISTO
Sähköposti: kirjaamo@utu.fi
Puhelin: +358 29 450 5000 (vaihde)
www.utu.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Turun yliopisto ylläpitää tietoa lahjoittaneista henkilöistä ja organisaatioista, jotka ovat antaneet tietonsa tekemänsä lahjoituksen yhteydessä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää ja kehittää tukijoiden suhdetta yliopistoon. Tarvittavien henkilötietojen käsittely on välttämätön edellytys lahjoittajasuhteen hoitamiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on lahjoittajasuhde eli asiakkuus, joka astuu voimaan lahjoituksen tekemisestä.
Henkilötietoja käytetään lahjoittajille tapahtuvassa viestinnässä kuten mm. lahjoittajauutiskirjeen sekä sidosryhmätapahtumien kutsujen lähettämisessä. Lisäksi lahjoituksia koskevia tietoja käytetään valtion vastinrahakampanjoiden osalta vastinrahankampanjan ehtojen noudattamisen valvomiseksi.
Lahjoituksia voivat tehdä yritykset, yhteisöt ja yksityishenkilöt. Lahjoituksen voi tehdä lahjakirjalla tai sähköisellä lahjoituslomakkeella. Verkkolahjoituksena tehdyt lahjoitukset maksetaan verkkomaksupalvelun (esim. Paytrail) avulla joko verkkopankissa tai yleisimmillä maksukorteilla. Lahjoituksesta saa sähköisen kuitin maksutapahtuman jälkeen.
Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen lahjoitusten käsittelyä ja hoitamista varten.
Henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointitarkoituksiin ilman rekisteröidyn suostumusta.
Henkilötietojen käsittelyä koskeva pääasiallinen lainsäädäntö:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Tietosuojalaki (2018/1050)
• Yliopistolaki (2009/558).

4. Rekisteristä vastaavan vastuuhenkilön yhteystiedot

Leena Wahlfors, yhteiskuntasuhdejohtaja
Sähköposti muotoa: etunimi.sukunimi@utu.fi
Rekisterin yhteyshenkilö(t):
Laura Kopu, kehittämisasiantuntija
Sähköposti muotoa: etunimi.sukunimi@utu.fi

5. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

DPO@utu.fi
Lisätietoja yliopiston tietosuojavastaavasta: www.utu.fi/dpo.

6. Henkilötietojen käsittelyn ulkoistaminen toimeksiantosopimuksella

Lahjoittajarekisteriin kuuluvien lahjoittajatietojen käsittelyssä voidaan käyttää ulkopuolisen palveluntuottajan välineitä tai se voidaan toteuttaa kokonaan palveluntuottajan toimesta. Tällöin rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella. Toimeksiannot voivat liittyä sähköisten tietojärjestelmien käyttöön tai rekisterinpitäjän omaan toimintaan liittyvään tilastointiin, seurantaan, viestintään, raportointiin ja niiden analysointiin.
Rekisterinpitäjän toimeksiannosta ulkopuoliset palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun sopimuksen edellyttämässä laajuudessa. Lisäksi rekisterin sähköisten tietojärjestelmien ja niiden palvelimien ylläpitotehtäviin ja sovellusasiantuntijatukeen liittyy toimeksiantoja.

7. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Henkilötietojen käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen ja yliopistolle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen sekä tositemateriaalin osalta rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen.
Lahjakirjojen sekä lahjoittajan nimen ja kotikunnan osalta tietojen säilytys perustuu yleisen edun mukaiseen tehtävään, historialliseen tutkimukseen sekä yleisen edun mukaiseen arkistointiin.
Turun yliopiston ja rekisteröidyn suhde perustuu rekisteröidyn Turun yliopistolle tekemään lahjoitukseen.
Käsittelemme henkilötietoja myös muihin tarkoituksiin, mikäli tällaiseen käsittelyyn on annettu suostumus. Lahjoittajan tiedot voidaan julkaista ja pitää pysyvästi näkyvillä (esimerkiksi lahjoituksen tekijän nimen julkaiseminen yliopiston verkkosivulla), mikäli lahjoittaja on lahjoituksen tekemisen yhteydessä antanut suostumuksen julkaisemiselle.
Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.

8. Rekisterissä olevat henkilötiedot

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:

• Yksityisen lahjoittajan yhteystiedot (etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, postinumero, postitoimipaikka) sekä henkilötunnus, jos lahjoituksen arvo on yli 850 €)
• Yhteisölahjoittajan tiedot (yritys, Y-tunnus)
• Yhteisölahjoittajan yhteyshenkilön tiedot (etunimi, sukunimi, työtehtävä, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, postinumero, postitoimipaikka)
• Lahjoituksen tiedot (lahjoitettava summa ja mahdollinen lahjoituksen kohde)
• Palvelun käyttötiedot (luvat ja suostumukset, evästetiedot, lokitiedot, istuntotunnisteet, IP-osoitteet, maksutapahtumat ja maksunvälitystiedot).

Kaikki rekisterinpitäjän omaan toimintaan liittyvät tilastot ja raportit tuotetaan yleisellä tasolla niin, ettei yksittäisiä lahjoittajia pystytä tunnistamaan.

9. Rekisterissä olevat manuaaliset (paperi) aineistot

Rekisteri sisältää myös manuaalista aineistoa, esimerkiksi lahjoituksen yhteydessä tehty lahjakirja, jonka säilytys toteutetaan arkistonmuodostussuunnitelman ja lainsäädännön mukaisesti noudattaen asiakirjoille säädettyä säilytysaikaa.
Paperisia hakemuksia säilytetään huolellisesti lukitussa tilassa, joihin on rajattu pääsy ja kulunvalvonta.

10. Rekisterin tietolähteet

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka on annettu meille lahjoituksen teon yhteydessä lahjakirjalla tai sähköisellä lahjoituslomakkeella.
Yhteystietoja voidaan tarkastaa julkisista lähteistä.

11. Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksin, salasanoin sekä toiminto- ja ryhmäkohtaisin valtuuksin. Rekisteriin sähköisesti tallennettuja tietoja pääsevät käsittelemään vain tietoihin oikeutetut ja valtuutetut henkilöt. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta.

12. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Lahjoittajarekisterin henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Voimme kuitenkin luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille

• lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten yli 850 € suuruisen lahjoitustiedon toimittaminen verohallintoon, toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttaminen tai tietojen luovuttaminen oikeudenkäyntimenettelyä varten
• kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannoistamme henkilötietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti
• kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi, oikeuskäsittelyyn liittyen tai viranomaisen pyynnöstä tai muutoin lainsäädännön edellyttämissä tai sallimissa tilanteissa
• Opetus- ja kulttuuriministeriölle yksilöintitiedot lahjoituksista mahdollisten valtion vastinrahakampanjoiden osalta vastinrahakampanjan ehtojen noudattamisen valvomiseksi.

Rekisterinpitäjä voi myös luovuttaa tarvittavia tietoja vain sellaiselle yhteistyökumppanille, jonka kanssa rekisterinpitäjällä on voimassa oleva asianmukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä.
Muutoin tietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn suostumuksella tai viranomaiselle, jolla on siihen lakisääteinen oikeus.
Tietojen luovutuksen peruste: Ohjaava lainsäädäntö ja määräykset sekä rekisteröidyn suostumus.

13. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan

Rekisterin tietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle).
Henkilötietoja säilytetään EU:n ja Euroopan talousalueella. Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppani on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Tällöin henkilötietojen asianmukaisista suojatoimista huolehditaan tietosuojalainsäädännön kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.

14. Henkilötietojen säilytysajan määrittäminen

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Lahjoittajan nimi ja kotikunta sekä lahjakirjat säilytetään pysyvästi. Henkilötietojen säilytysaika on 10 vuotta viimeisen suoritteen jälkeen, jonka jälkeen ne poistetaan tai anonymisoidaan.
Yliopisto säilyttää vain toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.
Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen. Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.
Säilytys toteutetaan arkistonmuodostussuunnitelman ja lainsäädännön velvoittaman ajan (esim. kirjanpito- ja raportointivelvoitteet, oikeudenkäyntiä tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämistä varten) tietoturvallisessa käyttöympäristössä noudattaen asiakirjoille säädettyä säilytysaikaa.

15. Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuojalainsäädäntö takaa rekisteröidylle tiettyjä oikeuksia, joilla voidaan varmistaa perusoikeuksiin kuuluvan yksityisyyden suojan toteutuminen.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa henkilölle, jonka tietoja käsitellään (=rekisteröity), erilaisia oikeuksia. Oikeuksia sovelletaan eri tavalla riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta.
Sinulla on rekisteröitynä mm. oikeus tietää, käsitelläänkö henkilötietojasi ja mitä henkilötietojasi käsitellään, pyytää itseäsi koskevat tiedot sekä myös oikeus vaatia virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi. Sinulla on myös oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli tietojesi käsittelytoimet perustuvat suostumukseen.

Tietojen tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus tietää, käsitelläänkö henkilötietojasi ja mitä henkilötietoja on tallennettu. Yliopisto toimittaa pyynnöstäsi tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.
Tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Jos jäljennöksiä pyydetään useampia, Yliopisto voi kuitenkin periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton ja kohtuuton, erityisesti jos tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, Yliopisto voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa Yliopisto osoittaa pyynnön ilmeisen perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden.
Tietopyyntöön vastaaminen voi olla pyytäjälle maksullista.
Mikäli Yliopisto ei toimita tietoja, annetaan asiasta kirjallinen todistus. Samassa yhteydessä kerrotaan oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus koskee kaikkia käsittelyperusteita.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus vaatia, että henkilötiedoissasi olevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset tiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi Sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan.
Ellei Yliopisto hyväksy oikaisupyyntöä, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samoin tiedotetaan oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Määräaika tietojen oikaisemiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli pyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.

Oikeus koskee kaikkia käsittelyperusteita.

Oikeus tulla unohdetuksi

Sinulla on oikeus vain tietyissä poikkeustapauksissa saada henkilötietosi kokonaan poistettua Yliopiston rekistereistä (oikeus tietojen poistamiseen):

• henkilötietojasi ei tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty tai joita varten niitä käsiteltiin
• peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta
• vastustat käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
• henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti
• henkilötietosi on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan Yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmia ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Tällaista oikeutta Sinulla ei kuitenkaan ole niissä tapauksissa, kun henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai Yliopistolle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty:

• kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kunnes Yliopisto varmistaa niiden paikkansapitävyyden
• käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojesi poistamista ja vaadit niiden käytön rajoittamista
• Yliopisto ei tarvitse henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksiin, mutta Sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
• vastustat henkilötietojesi käsittelyä odotettaessa sen todentamista, että syrjäyttääkö Yliopiston oikeutetut perusteet Sinun perusteesi.

Oikeus koskee kaikkia käsittelyperusteita.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada Yliopistolle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle Yliopiston estämättä, jos käsittelyn oikeusperuste on suostumus tai sopimus, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.
Käyttäessäsi oikeutta siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen, Sinulla on oikeus saada tiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se vain on teknisesti mahdollista.

Oikeus koskee ainoastaan, jos käsittelyperusteena on suostumus tai sopimus, ja henkilötiedot ovat rekisteröidyn itsensä toimittamia tietoja.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseen perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos Yliopisto voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää Sinun etusi, oikeudet ja vapaudet, ja jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus koskee ainoastaan, jos käsittelyperusteena on yleistä etua koskeva tehtävä, julkinen valta tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679.

Valvontaviranomainen
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköinen asiointi
Tämän lisäksi Sinulla on oikeus käyttää myös muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.
Sinulla on myös oikeus nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijäorganisaatiota vastaan, jos katsot oikeuksiasi loukatun sen takia, ettei henkilötietojesi käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.

 

16. Evästeet

Kun vierailet verkkosivuillamme, sivustomme tallentaa päätelaitteellesi evästeitä eli pieniä tekstitiedostoja.
https://www.utu.fi/fi/tietosuoja/evasteasetukset
Voit antaa suostumuksesi evästeiden käytölle verkkosivuillamme.

17. Selosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista verkkosivullamme www.utu.fi, josta löydät tämän selosteen viimeisimmän version.